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菜鳥必需掌握的幾個辦公技巧 |
| 發布時間: 2012/7/4 16:33:31 |
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很多人認為只有掌握了Excel的函數、圖表、這些高級應用才能熟練、高效的辦公。其實不然，在我們日常生活與工作中用的最多的還是Excel的一些基本操作.如果能熟練使用這些基本操作同樣能讓我們這些菜鳥在工作中事半功倍。 應用一 用Excel打造超強收藏夾. 我們的文件通常都是分門別類的存放于電腦中不同的文件夾里.每次做完一張表格,保存好之后又要切換到其它文件夾中打開其它的表格繼續輸入.如果遇到幾個不在同一文件夾且放置在深層目錄里的文件,那么光在文件夾里切換就得花不少時間,有沒有辦法讓我們能夠方便的打開我們每天經常用到的工作簿或是其它文檔甚至常用軟件呢? 1. 在桌面上新建一個名為“收藏夾.xls”的工作簿。并打開該作簿。 2. 選中任意單元格，輸入“=hyperlink(“D:\工作記錄\2008年工作記錄.xls”，“2008年工作記錄”)” 括號中第一對雙引號內輸入你所需要打開的工作簿的路徑。第二對雙引號內輸入你要顯示在單元格中的內容。注：以上文本均用英文半角輸入。無外引號。 如下圖所示  可以毫不夸張的說:hyperlink函數可以到達你的電腦中的任何地方. 應用二： 重復上一次操作我用F4 每天我們都要重復做許多相同的操作。如：經常插入行、列。合并單元格。或是給許多單元格中的數據設置格式。這時F4鍵可以派上用場了。 例如：拖動鼠標選中我們需要合并的單元格再點擊工具欄上的合并單元格按鈕將單元格合并。如果我們還有其它單元格需要合并，那么只需要選中我們需要合并的單元格再按F4鍵就行了。也許有人會說：用填充柄也可以達到這個效果。如果你所需要合并的單元格大小一樣而且位置是連續的確實可以用填充柄。但是如果你每次所需要合并的單元格大小不一樣或者位置并不連續，那么再用填充柄就有點力不從心了。同理，如果我們需要給許多無規律的數據添加格式（有規律的數據可以使用“數據有效性”）我們可以先將第一個單元格的格式設置好之后再選中其它需要設置格式的單元格，再按下F4鍵。看，是不是全部變成一樣的格式了。 應用三： 妙用Tab與Enter鍵。讓活動單元格自動回到行首。 很多人在錄入數據的時候輸入完一個單元格的數據之后習慣于用→鍵將活動右移。如下圖所示  當我將A4單元格的數據輸入完畢之后用→鍵將活動單元格移到B4。以此類推。每次我都用→鍵將活動單元格右移，當我輸入到該行的最后一格I4時我必須用Enter鍵或↓鍵將活動單元格下移一格。再按8次←鍵才能回到下一行的行首。也就是A5單元格。如果要錄入大量數據的話，在這個操作上也要浪費不少時間。試試這個方法吧,當我輸入完A4單元格的數據之后不用→鍵而是用Tab鍵將活動單元格右移。以此類推，每次我都用Tab鍵將活動單元格右移, 當我輸入到該行的最后一格I4時只需要按下Enter鍵，這時活動單元格會自動回到第二行的行首，也就是A5單元格。軟件設計者也考慮到了不同用戶的不同輸入習慣。比如有些用戶輸入了A4的數據之后再輸入A5的數據，接著輸入A6。把這一列輸入完畢之后再輸入第二列的數據。對于這類人，用Enter鍵也可以達到上述效果。先拖動鼠標選中需要錄入數據的所有單元格。  這時活動單元格會以高亮顯示，這時可以在活動單元格中輸入數據，完成后，按下Enter鍵，活動單元格會下移一格，我們只需要在每次輸完數據之后按下Enter鍵,就可以達到當活動單元格到達我們所選擇的區域的邊緣時自動回到第二列第一格的功能. 應用四: 搜索我要另覓捷徑. Excel的“查找與替換”功能相信大家都不陌生，按快捷鍵Ctrl+F主可以調 出“查找與替換”。然后輸入我們需要查找的關鍵字，接著點擊“查找全部”。 這只是Excel查找與替換的基本應用。當我們點擊該對話框中的“選項”按鈕，會發現更多高級應用。  在默認狀態下Excel會將你所輸入的關鍵字與工作表中的內容進行模糊匹配。也就是如果你查找“電腦”，Excel會將“電腦愛好者”“電腦雜志”這所有包含“電腦”二字的內容全部查找出來。如果我們需要精確匹配關鍵字，只要勾選“單元格匹配”就行了。 在Word中有一項“選擇格式相似的文本”功能。只要選擇需要需要查找的字符，右擊鼠標在快捷菜單中選擇“選擇格式相似的文本”項。那么所有與該關鍵字格式一樣的字符都會反白顯示。Excel也有這種功能。點擊“查找與替換”對話框中“格式”按鈕上的黑色倒三角形符號。在下拉列表框中選擇“從單元格選擇格式”。這時鼠標會變成一個十字光標和一個吸管圖像。在需要查找的單元格中單擊。再點擊“查找全部”。Excel會以該單元格中字符的格式為搜索條件，將所有與該單元格中字符格式相同的單元格全部搜索出來。 看完了這篇文章你還認為高效辦公只是高手的專利嗎? 本文出自：億恩科技【www.sunshares.net】 |
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